Een factuur verstuur je vaak in twee minuten. De correctie erop kost meestal een stuk langer.
Dat merk je pas als een klant terugmailt dat de btw niet aftrekbaar is, of als je zelf ontdekt dat de leverdatum ontbreekt. Geen drama, wel onnodig gedoe. En precies daarom is het slim om je btw-factuur meteen goed op te stellen.
Vooral bij starters en zzp’ers zitten fouten zelden in grote dingen. Het gaat meestal om details: een vergeten KvK-nummer, een onjuist btw-tarief, een factuurnummer dat niet klopt. Klein op het scherm, maar vervelend in je administratie en die van je klant.
Wie schrijft, die blijft, ook in je administratie
Die oude spreuk is bij facturen verrassend praktisch. Wat je opschrijft, bepaalt of een factuur bruikbaar is voor je klant, voor je boekhouding en voor de Belastingdienst.
Neem de zzp’er die zijn KvK-nummer vergat te vermelden. De klant kon de btw daardoor niet aftrekken en vroeg om een nieuwe factuur. Oplosbaar, zeker. Maar het kostte wel tijd aan beide kanten.
Een andere klassieke misser: het verkeerde tarief gebruiken. Dan moet je achteraf corrigeren en kan je klant de btw mogelijk niet goed verwerken. In sommige gevallen kan een onjuiste factuur ook leiden tot een correctie of boete. Hoe hoog dat uitpakt, hangt af van de situatie. Check daarvoor altijd de actuele informatie van de Belastingdienst of vraag je boekhouder mee te kijken.
Welke gegevens op een factuur moeten staan
Een goede factuur hoeft niet uitgebreid te zijn, wel compleet. Dit hoort er in elk geval op te staan:
- De volledige naam en het adres van jouw bedrijf
- De naam en het adres van je klant
- Je btw-identificatienummer
- Je KvK-nummer, als je onderneming daar is ingeschreven
- De factuurdatum
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product
- De leverdatum of de datum waarop de dienst is uitgevoerd
- Het bedrag exclusief btw
- Het toegepaste btw-tarief
- Het btw-bedrag
- Het totaalbedrag inclusief btw
Werk je met de kleineondernemersregeling, dan zet je geen btw op de factuur. Vermeld dan wel duidelijk dat je de KOR toepast. Lever je aan een klant in het buitenland, dan gelden vaak extra eisen, zoals het vermelden van btw-nummers of een specifieke aanduiding bij 0% btw. Controleer dat per situatie bij de Belastingdienst, want internationale facturatie wijkt snel af.
Zo ziet dat er in de praktijk uit
Een lijstje regels is nuttig, maar een voorbeeld werkt sneller.
Stel: een webdesigner stuurt een factuur van €500 exclusief btw. Bij 21% btw komt daar €105 bij. Het totaal wordt dan €605. Voor de klant is die €105 in veel gevallen aftrekbaar als voorbelasting, maar alleen als de factuur verder ook klopt.
Dus niet alleen het bedrag moet goed zijn, maar ook de rest: juiste bedrijfsgegevens, een logisch factuurnummer, de juiste datum en een heldere omschrijving van het werk.
Nog een voorbeeld: een freelance journalist die meedoet aan de KOR factureert €1.000 zonder btw. Op de factuur staat dan geen btw-bedrag, maar wel een vermelding dat de kleineondernemersregeling van toepassing is. De klant betaalt in dat geval gewoon €1.000.
Daar zie je meteen waarom een correcte vermelding belangrijk is. Niet alleen voor jouw administratie, maar ook voor wat je klant met die factuur kan doen.
Het btw-tarief is geen bijzaak
Veel fouten ontstaan niet bij de naam of het adres, maar bij het gekozen tarief.
In Nederland geldt vaak 21%, maar er zijn ook diensten en producten die onder 9% vallen. Daarnaast bestaat er een nultarief, bijvoorbeeld in bepaalde internationale situaties. Welke btw je moet rekenen, hangt af van wat je levert en aan wie.
Juist daar gaat het vaak mis. Ondernemers breiden hun aanbod uit, combineren producten en diensten, of sturen voor het eerst een factuur naar het buitenland. Dan is het verleidelijk om “gewoon 21%” aan te houden, maar dat is niet altijd juist.
Twijfel je? Kijk het per product of dienst na op de site van de Belastingdienst of leg het voor aan een boekhouder of fiscalist. Zeker als je aanbod verandert, is dat geen overbodige luxe.
Ook de timing telt
Niet alleen de inhoud van de factuur moet kloppen. Ook wanneer je factureert, is onderdeel van de regels.
In veel gevallen moet een factuur uiterlijk worden verstuurd op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Dat klinkt als een detail, maar in drukke weken schiet dit er makkelijk bij in.
Vooral ondernemers die eerst het werk afronden en de administratie later doen, lopen hier tegenaan. Dan helpt een vast ritme. Bijvoorbeeld: elke vrijdagmiddag alle afgeronde opdrachten factureren. Of software gebruiken die nummering en verzending deels automatiseert.
Kleine bedragen vragen dezelfde nauwkeurigheid
Bij lage bedragen mag soms een vereenvoudigde factuur worden gebruikt, bijvoorbeeld tot en met €100 inclusief btw. Dat kan praktisch zijn, maar ook dan moet de basis kloppen.
Dus niet denken: ach, het is maar een klein bedrag. Juist een administratie bestaat uit veel kleine posten die samen sluitend moeten zijn. Als daar slordigheid in sluipt, merk je dat later bij je aangifte of als een klant vragen stelt.
Een fout ontdekt? Corrigeer netjes
Een eenmaal verstuurde pdf even aanpassen en opnieuw mailen lijkt snel, maar is administratief niet de netste route.
Beter is om te werken met een creditfactuur en daarna een nieuwe, correcte factuur te sturen. Zo blijft zichtbaar wat er eerst is verstuurd en wat de juiste versie is. Dat is duidelijker voor je klant en overzichtelijker voor je eigen administratie.
Zeker als er later vragen komen, of als je boekhouder meekijkt, scheelt dat een hoop uitzoekwerk.
Fouten die steeds terugkomen
Sommige missers zie je bij starters opvallend vaak terug.
Leverdatum vergeten
Een factuurdatum invullen lukt meestal nog wel. De leverdatum of uitvoerdatum wordt vaker overgeslagen. Toch hoort die er gewoon op als die afwijkt of relevant is voor de prestatie.
Klantgegevens niet controleren
Een handelsnaam verkeerd schrijven of een oud adres gebruiken lijkt onschuldig, maar het maakt je factuur slordig en soms onbruikbaar. Controleer bedrijfsnaam en adres daarom even in het Handelsregister van de KvK, zeker bij nieuwe klanten.
Rommelige nummering
Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Wie handmatig werkt, slaat sneller per ongeluk een nummer over of gebruikt hetzelfde nummer twee keer. Dat hoeft geen ramp te zijn, maar het maakt je administratie onnodig kwetsbaar.
Gebruik je boekhoudsoftware, dan wordt dit vaak automatisch geregeld. Werk je liever zelf in Word, Excel of een factuurtemplate, spreek dan vooraf een logisch systeem af en wijk daar niet steeds van af.
KOR vergeten te vermelden
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan hoort dat op je factuur te staan. Rond die regeling gelden voorwaarden en omzetgrenzen, en die kunnen veranderen. Kijk daarom altijd op de site van de Belastingdienst of jouw situatie nog klopt.
Handige tools en plekken om te checken
Je hoeft dit niet allemaal uit je hoofd te doen. Handige hulpbronnen zijn er genoeg:
- Belastingdienst: voor actuele regels over btw, factuureisen en tarieven
- KvK Handelsregister: om klantgegevens te controleren
- Boekhoudsoftware: bijvoorbeeld pakketten die automatisch nummeren en btw berekenen
- Factuurtemplates: handig als je nog geen software gebruikt, zolang je ze goed instelt
- Boekhouder of fiscalist: vooral nuttig bij twijfel over tarieven, KOR of buitenlandse klanten
Werk je veel met facturen, dan is software vaak praktischer dan losse pdf’s of handmatige documenten. Maar ook met een simpel sjabloon kun je prima uit de voeten, zolang je vaste velden gebruikt en zorgvuldig controleert.
Een snelle check vóór verzenden
Voor je op verzenden klikt, loop deze punten even langs:
- Kloppen jouw naam en adresgegevens?
- Kloppen de gegevens van je klant?
- Staat je btw-id erop?
- Staat je KvK-nummer erop als dat nodig is?
- Heeft de factuur een uniek nummer?
- Zijn factuurdatum en leverdatum ingevuld?
- Is duidelijk omschreven wat je hebt geleverd?
- Kloppen bedrag exclusief btw, tarief, btw-bedrag en totaal?
- Staat de juiste vermelding erop bij KOR of internationale levering?
Die controle kost minder dan een minuut. Een herstelfactuur meestal meer.
Bewaren hoort er ook bij
Een factuur maken is één ding. Terug kunnen vinden is minstens zo belangrijk.
Voor de meeste administratie geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Voor sommige stukken, zoals gegevens rond onroerende zaken, kan een langere termijn gelden. Controleer bij twijfel de actuele regels bij de Belastingdienst.
Praktisch betekent dat: sla facturen niet alleen op in je mailbox op. Bewaar ze op een vaste plek, met een logische mapstructuur of in je boekhoudpakket. Dan hoef je bij een aangifte, een klantvraag of een controle niet eerst te gaan speuren.
FAQ
Wat moet er verplicht op een btw-factuur staan?
In elk geval je bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, je btw-id, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving van de levering of dienst, leverdatum, bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
Wat is het verschil tussen een btw-nummer en een KvK-nummer?
Je btw-identificatienummer gebruik je voor omzetbelasting. Je KvK-nummer hoort bij de inschrijving van je onderneming in het Handelsregister. Het zijn dus twee verschillende nummers met een ander doel.
Moet ik altijd btw op mijn factuur zetten?
Nee. Als je bijvoorbeeld onder de KOR valt, zet je geen btw op de factuur. Ook bij sommige vrijstellingen of internationale situaties gelden andere regels. Controleer altijd welke situatie op jou van toepassing is.
Wat doe ik als ik een fout op mijn factuur ontdek?
Pas een al verstuurde factuur niet stilletjes aan. Stuur liever een creditfactuur en maak daarna een nieuwe, juiste factuur. Zo blijft je administratie controleerbaar.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Meestal 7 jaar. Voor bepaalde administratieve stukken kan een langere bewaartermijn gelden, zoals bij onroerende zaken. Kijk voor de actuele regels op de site van de Belastingdienst.
