Twintig minuten werk, en daarna een uur mailen over een factuur die nét niet klopt. Een ontbrekende leverdatum, een rommelig nummer of een verkeerd btw-tarief lijkt klein, tot een klant niet betaalt of vragen gaat stellen.
Goed factureren is dus geen administratieve bijzaak. Het bepaalt hoe snel je geld binnenkomt, hoeveel gedoe je achteraf hebt en hoe overzichtelijk je boekhouding blijft. Zeker als je net begint, loont het om daar meteen een vaste werkwijze voor te kiezen.
Waar het meestal misgaat
De fouten zijn vaak niet spannend. De gevolgen wel.
Een zzp’er vergeet het KvK-nummer op de factuur. Een klant ziet dat pas bij het verwerken en komt terug met vragen. Resultaat: vertraging.
Een starter gebruikt voor elke klant een ander systeem voor factuurnummers. Eerst 001, daarna 2024-07, dan weer iets met initialen. Op papier lijkt dat handig, maar in de administratie wordt het al snel een rommeltje.
Een dienstverlener zet geen leverdatum of periode op de factuur. Dan ontstaat discussie over wanneer de betaaltermijn precies is ingegaan.
En wie pas weken na levering factureert, merkt vaak nog iets anders: de klant weet de details niet meer, wil eerst opheldering en schuift betaling vooruit. Dat voel je direct in je cashflow.
Wat er op een factuur moet staan
Een factuur maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wel volledig.
Zorg in elk geval dat deze onderdelen erop staan:
- je bedrijfsgegevens en die van je klant
- een uniek en opeenvolgend factuurnummer
- de factuurdatum
- de leverdatum of de periode waarin je hebt geleverd
- een duidelijke omschrijving van je product of dienst
- het aantal, de stuks of het aantal uren
- het btw-tarief dat je toepast
- het bedrag exclusief btw
- het btw-bedrag
- het totaalbedrag inclusief btw
Dat lijkt een flinke lijst, maar in de praktijk valt het mee. Juist daarom kiezen veel ondernemers voor facturatiesoftware of een boekhoudpakket met ingebouwde facturen. Automatische nummering en vaste velden halen veel fouten eruit. Werk je liever met een eigen sjabloon, dan kan dat ook, zolang je niets overslaat.
Zo richt je het praktisch in
Niet nadenken als de factuur al bijna verstuurd is, maar vooraf een simpel systeem kiezen. Dat scheelt herstelwerk.
Verzamel eerst alle gegevens
Begin pas als je gegevens compleet zijn. Dus niet halverwege nog op zoek naar een adres, bedrijfsnaam of btw-nummer.
Controleer je eigen gegevens en die van je klant voordat je de factuur opstelt. Juist op dat punt gaat het vaak mis. Een kleine omissie kan al zorgen voor vertraging of extra vragen.
Kies één logische nummering
Je factuurnummers moeten uniek zijn en logisch oplopen. Geen dubbelen, geen sprongen zonder reden.
Dat klinkt als een detail, maar het voorkomt veel onrust in je administratie. Gebruik bijvoorbeeld één vaste reeks en wijk daar niet steeds vanaf af. Software doet dit meestal automatisch, wat een hoop denkwerk scheelt.
Zet factuurdatum én levermoment erop
Vermeld niet alleen wanneer je de factuur verstuurt, maar ook wanneer je hebt geleverd. Bij diensten kan dat een concrete datum zijn of een periode.
Dat is vooral handig als er later discussie ontstaat over de betaaltermijn. Met één extra regel voorkom je vaak een hele mailwisseling.
Omschrijf je werk concreet
“Werkzaamheden” of “diensten” is meestal te vaag. Schrijf liever op wat je hebt gedaan.
Denk aan: adviesgesprek van 2 uur, ontwerp van landingspagina, onderhoud van cv-installatie of levering van 15 producten. Hoe duidelijker de omschrijving, hoe kleiner de kans dat een klant gaat terugvragen waar het bedrag op gebaseerd is.
Let op het juiste btw-tarief
Hier gaat het in de praktijk ook geregeld mis. In Nederland komen onder meer het algemene tarief, een verlaagd tarief, het 0%-tarief en vrijstellingen voor. Welk tarief geldt, hangt af van wat je levert en aan wie.
Noem daarom geen percentages uit gewoonte, maar controleer bij twijfel altijd de actuele regels via de Belastingdienst, de KvK of een boekhouder. Dat is extra belangrijk als je internationaal werkt of diensten levert die onder een vrijstelling kunnen vallen.
Werk je met de kleineondernemersregeling, dan zet je in principe geen btw op de factuur. De voorwaarden en grenzen kunnen veranderen, dus check de actuele informatie altijd bij een officiële bron.
Laat je bedragen netjes zien
Maak de opbouw van het bedrag zichtbaar:
- bedrag exclusief btw
- btw-bedrag
- totaal inclusief btw
Een simpel voorbeeld:
Je levert een dienst van € 500 exclusief btw. Als daar 21% btw op van toepassing is, komt het btw-bedrag uit op € 105. Totaal betaalt de klant dan € 605.
Die uitsplitsing maakt je factuur duidelijker voor je klant én voor je eigen administratie.
Verstuur snel na levering
Wachten met factureren lijkt onschuldig, maar kost vaak geld. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat details vervagen en een klant eerst wil terugzoeken wat er precies is afgesproken of geleverd.
Voor btw-facturen gelden termijnen, maar in de praktijk is sneller meestal gewoon slimmer. Veel ondernemers sturen hun factuur direct na levering of aan het einde van een afgesproken periode. Dat houdt de lijn kort en de kans op uitstel klein.
Zet een duidelijke betaaltermijn op de factuur
Schrijf niet alleen het bedrag op, maar ook wanneer je betaling verwacht.
Vaak geldt een standaardtermijn van 30 dagen, tenzij je iets anders hebt afgesproken. Voor sommige situaties gelden wettelijke grenzen, bijvoorbeeld bij grote bedrijven of overheden. Omdat regels kunnen verschillen en wijzigen, is het verstandig om dit bij twijfel te controleren.
Belangrijker nog: wees helder. Als de betaaltermijn nergens staat, nodig je onduidelijkheid uit.
Bewaar je facturen goed
Je administratie moet je lang genoeg bewaren. Voor de meeste facturen geldt een fiscale bewaarplicht van minimaal 7 jaar. Voor sommige zaken, zoals onroerende goederen, kan een langere termijn gelden.
Digitaal bewaren mag meestal prima, zolang je documenten leesbaar blijven en je ze later kunt terugvinden. Een map “nog ergens op de laptop” is dus geen systeem.
Wanneer een eenvoudige factuur volstaat
Bij kleine bedragen mag soms een vereenvoudigde factuur worden gebruikt. Daar gelden voorwaarden voor, waaronder een maximumbedrag. Controleer daarvoor altijd de actuele regels van de Belastingdienst.
Handig is het wel. Zeker bij kleine transacties of snelle verkopen. Maar ook dan geldt: duidelijkheid blijft belangrijk. Eenvoudig is niet hetzelfde als slordig.
Zelf een factuur maken of software gebruiken?
Veel ondernemers beginnen met Word, Excel of een eigen template. Daar is niets mis mee, zolang je structuur houdt en geen verplichte onderdelen vergeet.
Toch stappen veel zzp’ers en mkb’ers later over op software. Niet omdat het mooier oogt, maar omdat het praktische fouten voorkomt. Denk aan automatische nummering, vaste klantgegevens, btw-berekeningen en een duidelijk overzicht van openstaande posten.
Je kunt grofweg kiezen uit:
- losse facturatieprogramma’s
- boekhoudsoftware met facturen ingebouwd
- een eigen sjabloon in bijvoorbeeld Word of Excel
De beste keuze is meestal niet de meest uitgebreide, maar de oplossing die je consequent gebruikt.
Fouten die je morgen al kunt voorkomen
Een paar missers komen steeds terug, en bijna allemaal zijn ze eenvoudig te voorkomen.
- verplichte gegevens vergeten
- factuurnummers door elkaar gebruiken
- te laat versturen
- een te vage omschrijving opnemen
- een onjuist btw-tarief toepassen
- facturen niet goed archiveren
Een simpele checklist naast je werkplek helpt al. Nog handiger: maak één vast sjabloon en wijk daar alleen van af als het echt nodig is.
FAQ
Moet ik altijd een factuur sturen?
Aan bedrijven en rechtspersonen is dat meestal wel nodig. Bij particulieren ligt dat anders en hangt het af van de situatie. Controleer bij twijfel de regels van de Belastingdienst.
Hoe maak ik een factuur die aan de eisen voldoet?
Zorg dat alle verplichte gegevens erop staan: bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, datum, levermoment, omschrijving, bedragen en btw-informatie. Met een vast sjabloon of facturatieprogramma voorkom je dat je iets vergeet.
Mag ik een digitale factuur sturen?
Ja, in veel gevallen wel. Belangrijk is dat de factuur leesbaar blijft en goed bewaard wordt in je administratie.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Voor de meeste ondernemers geldt een bewaartermijn van minimaal 7 jaar. In sommige gevallen geldt langer, bijvoorbeeld rond onroerende zaken.
Wat als ik de KOR gebruik?
Dan breng je normaal gesproken geen btw in rekening. Vermeld dat ook correct op je factuur en controleer de actuele voorwaarden altijd via de Belastingdienst, KvK of Ondernemersplein.
