De opluchting is vaak groot zodra die eerste medewerker eindelijk begint. Minder brandjes blussen, meer tijd voor klanten, misschien zelfs ruimte om weer aan je bedrijf te bouwen in plaats van er alleen maar in te werken.
Precies daarom gaat het hier zo vaak mis.
Veel ondernemers regelen wel het gesprek, het salaris en een startdatum, maar schuiven de rest nog even voor zich uit. Totdat blijkt dat “de rest” bestaat uit loonheffingen, een personeelsdossier, een arbodienst en afspraken die toch echt op papier moeten staan. Dan is die feestelijke eerste werkdag ineens een administratieve hindernisbaan.
De oude waarschuwing klopt hier nog steeds: bezint eer ge begint. Niet om je af te schrikken, wel om te voorkomen dat je eerste werknemer start terwijl jij achter de feiten aanloopt.
Je eerste werknemer aannemen: waar het vaak fout gaat
De klassieke fout is simpel: denken dat een mondelinge afspraak genoeg is.
Zolang alles soepel loopt, lijkt dat ook zo. Maar zodra iemand ziek wordt, er onduidelijkheid ontstaat over uren of er discussie komt over het einde van het dienstverband, heb je weinig aan “dat hadden we toch zo besproken”.
Iets vergelijkbaars gebeurt bij de Belastingdienst. Ondernemers melden zich niet op tijd aan als werkgever, of richten de loonadministratie te laat in. Dat merk je meestal pas als er al loon betaald is en de aangifte niet klopt.
En dan is er nog verzuim. Een arbodienst voelt voor veel kleine ondernemers als iets voor later. Tot de eerste ziekmelding binnenkomt. Dan blijkt dat “later” te laat was.
Wat je vóór de eerste werkdag moet regelen
Wie voor het eerst personeel aanneemt, doet er goed aan om deze stappen één voor één af te lopen.
Meld je aan als werkgever
Neem je personeel in dienst, dan moet je je bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Doe dat ruim op tijd, zodat je loonheffingen en aangiftes goed kunt inrichten voordat iemand begint.
Vanaf het moment dat iemand in dienst is, krijg je te maken met loonbelasting en premies. Hoe dat precies uitpakt, hangt af van de situatie en de actuele regels. Controleer daarom altijd de informatie van de Belastingdienst of laat een salarisadministrateur meekijken.
Geef de wijziging door aan KVK
Ook de Kamer van Koophandel wil weten dat je personeel hebt.
Die stap wordt vaak vergeten, vooral door ondernemers met een eenmanszaak of klein bedrijf. Toch is het verstandig om je gegevens bij te werken, zodat informatie bij instanties niet langs elkaar heen loopt.
Controleer het identiteitsbewijs op tijd
Voor de eerste werkdag moet je de identiteit van je medewerker controleren. Bewaar ook een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs in je administratie, voor zover dat volgens de regels nodig is.
Dit lijkt een detail, maar het is er niet één. Juist in de haast van een eerste werkdag wordt dit nog weleens doorgeschoven. Niet doen. Regel het vooraf, dan hoef je later niets te herstellen.
Zet afspraken zwart op wit
Een arbeidsovereenkomst hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn, maar vaag mag hij ook niet worden.
Leg in elk geval vast:
- functie of werkzaamheden
- aantal uren
- salaris en betaalmoment
- proeftijd, als die geldt
- duur van het contract
- vakantiedagen en andere arbeidsvoorwaarden
- afspraken over opzegging, als die relevant zijn
Een mondelinge afspraak kan in de praktijk geldig zijn, maar schriftelijk vastleggen voorkomt gedoe. Zeker als je voor het eerst een medewerker aanneemt, wil je niet bij een conflict moeten reconstrueren wat er precies bedoeld was.
Richt je loonadministratie goed in
Zodra je iemand in dienst hebt, moet je loonstroken kunnen maken, aangifte loonheffingen doen en aan het eind van het jaar de juiste gegevens verstrekken.
Dat kun je zelf doen met salarissoftware, of uitbesteden aan een boekhouder, administratiekantoor of salarisverwerker. Voor een eerste werknemer kiezen veel ondernemers voor uitbesteden, juist omdat fouten in de loonadministratie snel vervelend worden.
Let ook op bewaartermijnen en privacy. In een personeelsdossier staan persoonsgegevens en soms ook gevoelige gegevens. Zorg dus dat je administratie niet alleen compleet is, maar ook netjes is ingericht.
Sluit een basiscontract af met een arbodienst
Een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsartsconstructie is in veel gevallen verplicht. Regel dat voordat er iets speelt.
Dat klinkt overdreven zolang iedereen gezond is. Tot er iemand uitvalt. Dan wil je niet nog moeten uitzoeken wie de verzuimbegeleiding doet en wat jouw rol als werkgever is.
De kosten van ziekte kunnen flink oplopen. Niet alleen door loondoorbetaling, maar ook door vervanging, begeleiding en vertraging in het werk. Hoe hoog dat precies uitvalt, verschilt per situatie. Zie bedragen die rondgaan online daarom vooral als rekenvoorbeelden, niet als vaste uitkomst.
Controleer of er een cao geldt
Dit punt wordt vaak overgeslagen, terwijl het veel uitmaakt.
Een cao kan invloed hebben op loon, toeslagen, werktijden, pensioen en andere arbeidsvoorwaarden. Of je eraan vastzit, hangt af van je branche, lidmaatschap van een werkgeversorganisatie, wat er in het contract staat en of een cao algemeen verbindend is verklaard.
Twijfel je? Check het via je brancheorganisatie, de Rijksoverheid of een arbeidsrechtjurist. Even uitzoeken vooraf is goedkoper dan achteraf corrigeren.
Kijk naar verzekeringen en pensioen
Zodra je personeel hebt, verandert je risico als ondernemer.
Denk aan:
- verzuimverzekering
- bedrijfsaansprakelijkheid
- ongevallenverzekering
- pensioenregeling, als die verplicht of gebruikelijk is in jouw sector
Niet elke verzekering hoeft meteen, en niet elke dekking past bij elk bedrijf. Maar laat in elk geval je verzekeraar of adviseur meekijken zodra je een werknemer in dienst neemt.
Regel RI&E en BHV
Ook met een klein team heb je verplichtingen rond veilig werken.
Een RI&E, oftewel een risico-inventarisatie en -evaluatie, hoort daarbij. Net als bedrijfshulpverlening. Hoe uitgebreid dat moet, hangt af van je bedrijf en de risico’s op de werkvloer, maar het is geen onderwerp om weg te zetten als iets voor “later” of alleen voor grote organisaties.
Houd uren en werktijden bij
Urenregistratie klinkt saai, maar voorkomt veel gedoe.
Je hebt het nodig voor loonverwerking, overuren, planning en in sommige gevallen ook om te laten zien dat je binnen de regels van de Arbeidstijdenwet blijft. Zeker als iemand wisselende uren werkt, is een simpele registratie al snel de moeite waard.
Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een spreadsheet kan volstaan, maar je kunt ook kiezen voor urenapps of planningstools. Zolang het maar consequent gebeurt.
Personeelskosten: kijk verder dan alleen het brutoloon
Het salaris dat je afspreekt is nog maar het begin.
Daarbovenop kunnen kosten komen voor onder meer:
- werkgeverslasten en premies
- vakantiegeld
- pensioen
- arbodienst of bedrijfsarts
- verzuim
- software of uitbesteding van de salarisadministratie
- vergoedingen, zoals reiskosten of thuiswerkvergoeding
Ook de werkkostenregeling kan een rol spelen als je vergoedingen of verstrekkingen geeft. De precieze ruimte, percentages en voorwaarden veranderen soms. Controleer daarom altijd de actuele stand bij de Belastingdienst of laat dit toetsen door je boekhouder.
Hetzelfde geldt voor onbelaste vergoedingen, zoals kilometervergoeding of thuiswerkvergoeding. Handig om te kennen, maar neem bedragen niet blind over uit een artikel zonder de actuele regels te checken.
Drie fouten die onnodig geld kosten
Sommige missers zie je steeds terug bij een eerste medewerker.
1. Te laat beginnen met de werkgeverskant
De vacature is rond, de kandidaat wil starten, dus de ondernemer schakelt snel. Alleen: aanmelden als werkgever, loonheffingen en personeelsadministratie zijn nog niet geregeld.
Dat levert stress op en soms correcties achteraf. Begin dus niet bij het contract, maar bij de vraag: staat mijn werkgeverskant al?
2. Slordige of onvolledige afspraken
“Dat vullen we later nog wel aan” is een dure zin.
Juist bij een eerste werknemer wil je helder hebben wat iemand doet, hoeveel uren daarbij horen en wat er gebeurt bij ziekte, vakantie of beëindiging van het contract. Niet juridisch ingewikkeld, wel duidelijk.
3. Verzuim onderschatten
Veel ondernemers denken pas over verzuim na zodra iemand zich ziek meldt.
Maar dan moet je ineens schakelen over begeleiding, dossiervorming en loondoorbetaling. Wie vooraf een arbodienst regelt en weet wat de procedure is, staat bij de eerste ziekmelding een stuk rustiger.
Handige checklist voor morgen
Staat er binnenkort iemand op de stoep voor zijn of haar eerste werkdag? Loop dan deze lijst nog even langs:
- aangemeld als werkgever bij de Belastingdienst
- wijziging doorgegeven aan KVK
- identiteitsbewijs gecontroleerd en vastgelegd
- arbeidsovereenkomst of schriftelijke bevestiging klaar
- loonadministratie ingericht of uitbesteed
- arbodienst of bedrijfsarts geregeld
- cao gecontroleerd
- verzekeringen nagekeken
- RI&E en BHV bekeken
- urenregistratie voorbereid
Dat is misschien niet het leukste deel van werkgeverschap, maar wel het deel dat voorkomt dat je vanaf dag één achterstand hebt.
FAQ
Kan ik met een eenmanszaak personeel aannemen?
Ja. Daarvoor hoef je niet per se van rechtsvorm te veranderen. Wel krijg je er werkgeversverplichtingen bij, zoals loonadministratie, verzuimbegeleiding en personeelsdossiers.
Is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht?
Een mondelinge afspraak kan geldig zijn, maar schriftelijk vastleggen is veel veiliger. Bovendien moeten belangrijke arbeidsvoorwaarden schriftelijk bevestigd worden. Zet afspraken dus gewoon op papier.
Wat kost een werknemer naast salaris?
Denk aan werkgeverslasten, vakantiegeld, eventuele pensioenpremie, kosten voor salarisadministratie, arbodienst en verzuim. De precieze kosten verschillen per branche, contract en actuele regels.
Wat moet ik regelen als mijn werknemer ziek wordt?
Je krijgt als werkgever te maken met loondoorbetaling en verzuimbegeleiding. Hoe dat precies werkt, hangt af van wetgeving, cao en contract. Daarom is het slim om vooraf een arbodienst of bedrijfsartsregeling te hebben en bij twijfel advies in te winnen.
Moet ik een cao toepassen?
Soms wel. Dat hangt onder meer af van je branche, lidmaatschap van een werkgeversorganisatie, wat er in het contract staat en of een cao algemeen verbindend is verklaard.
